Las fichas electrónicas llegaron para modernizar la extensión informativa en el mundo, ya que con ellas se puede acceder a cualquier fuente de información de manera organizada; y armar bases de datos que facilitan cualquier trabajo de investigación, ahorrándonos tiempo y el espacio que ocupaban las fichas impresas, por lo tanto, el uso de las fichas es generalizado, y si hablamos de su importancia, la lista va a ser muy extensa.
Las fichas electrónicas son una importante herramienta a la hora de consignar la recopilación de datos o publicaciones digitales, actualmente son muy utilizadas para guardar los registros de la información consultada en internet. Son llamadas “fichas electrónicas” porque se realizan en formato digital con la ayuda de un computador o un teléfono inteligente.
Los elementos en una ficha electrónica varían dependiendo de la información que contenga, pero por lo general tienen los siguientes datos básicos:
Tipos de fichas.
Las fichas electrónicas cumplen diferentes funciones, aquí te presentamos su clasificación, según su uso.
Una ficha bibliográfica se conforma por un listado de datos donde se hace referencia a las diferentes fuentes de información o documentos que se han utilizado en un libro, artículo o revista, entre otros materiales de lectura. Es decir, son un instrumento que reúne las características de cualquier documentación o fuente que ha sido consultada, en ella se incorporan los datos del autor, año de edición y título del libro o fuente consultada.
Es un documento muy organizado, de extensión corta, ya que en este tipo de fichas se resumen las informaciones más importantes de una investigación o proyecto, lo que se busca es contar con un registro de los elementos claves para la comprensión del contenido de los documentos generados. Es aconsejable mantener un orden en la presentación de dicha información.
En este tipo de fichas se transcribe el texto consultado o una parte de él, por esto se debe señalar entre comillas la información que ha sido seleccionada, para que no sea tomada como una ficha personal. Debe contener la referencia bibliográfica de donde se obtuvo la información, y en la parte superior izquierda se deben colocar los siguientes datos:
Cabe resaltar, que existen dos tipos de citas: citas textuales y citas ideológicas o paráfrasis. Al ser textuales se transcriben frases enteras de un trabajo, deben ser fieles con idéntica ortografía y puntuación de la fuente original, incluso si están incorrectamente escritas. En las citas ideológicas o paráfrasis, se resume con propias palabras la idea que transmite el autor, se parafrasea lo dicho por el autor, esto es válido siempre que se reconozca el nombre del autor.
En la ficha resumen se expone brevemente lo más importante de un documento, usando poco contenido, es muy útil para tener una visión global del tema en cuestión.
Entre sus características resaltan la brevedad, ya que no deben exceder las 200 palabras, además debe ser un texto coherente, que se entienda por sí solo, independientemente del texto base.
Las fichas de estudio permiten memorizar los conceptos más importantes vistos en una clase, taller, seminario, etc. Es muy útil a la hora de recordar fechas, y cuando se necesita tener una idea clara y fácil de explicar sobre cualquier tema.
Esta ficha se usa para registrar datos de una revista o periódico de donde se tomó alguna información. Para hacer el registro correcto del medio impreso de donde se extrajo la información, se anotan el título de la obra (periódico o revista).
En caso de que la información se tome de una publicación periódica (editada y publicada de manera regular) como es el caso de periódicos, revistas y boletines, se debe citar las publicaciones periódicas tomando en cuenta la siguiente estructura: (Los apellidos del autor, el año y página de la cual se extrajo la cita).
Estas fichas están diseñadas especialmente para uso médico, ya que en ellas se registran detalladamente cada atención realizada a los pacientes a la vez que se tiene el historial médico, pudiendo manejar varios datos a la vez de una manera muy fácil.
Existen algunas técnicas que se pueden utilizar a la hora de ordenar las fichas electrónicas:
La primera a mencionar es el fichero de autores donde se ordenan las fichas por orden alfabético (tomado el primer apellido de cada autor).
Para ordenar las fichas por materias, se necesita hacer una previa clasificación de diversos subtemas de la investigación o del área de interés y ordenar las fichas por cada subtema, llevando un orden alfabético de un solo autor o de varios autores. Lo más fácil sería hacer una sola ficha por referencia en un fichero de autores.
Actualmente existen muchos programas que permiten archivar en el disco las referencias bibliográficas. Este sistema resulta de gran utilidad, sobre todo cuando se dispone de una gran cantidad de referencias bibliográficas, ya que permite recuperar toda la información no sólo por orden alfabético de autores o de materias (como en los ficheros de cartulina) sino por otros conceptos como: año de publicación, palabras-clave, temas, subtemas, etc. En definitiva, la utilidad mayor es que una ficha electrónica puede estar indizada en varios subtemas sin tener que repetirla.
Ya sabes la utilidad y características de las fichas electrónicas, ¡Anímate y arma tus ficheros!
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Co-founder & CEO
Como co-fundador y CEO de Encuadrado, me apasiona estar armando el ecosistema que va a ayudar a todo profesional a independizarse crecer y triunfar. En vidas pasadas trabajé en los equipos de Producto de startups como Brex en San Francisco, California.
