Términos y Condiciones de Uso del Transcriptor

1. Objeto

Estos Términos y Condiciones ("los Términos") regulan el uso de la herramienta de transcripción automática de sesiones ("el Transcriptor") que Encuadrado SpA ("Encuadrado") pone a disposición de los profesionales usuarios de la plataforma ("el Profesional"). La aceptación de estos Términos es requisito para activar y usar el Transcriptor, y se registra en el sistema de consentimientos de la cuenta del Profesional, indicando la versión aceptada, la fecha y el medio.

Estos Términos forman parte del servicio de Software as a Service que Encuadrado pone a disposición de sus Profesionales y Usuarios, disponible en https://encuadrado.com (la "Plataforma"), el cual se rige, en general, por los términos y condiciones generales de uso disponibles en https://encuadrado.com/privacidad/terminos-de-servicio (los "Términos de Uso de la Plataforma"). Estos Términos constituyen un anexo especial de los Términos de Uso de la Plataforma y se entienden complementarios de estos. En caso de contradicción, prevalecerán estos Términos únicamente en lo relativo al Transcriptor.

Para los efectos de estos Términos se entenderá por "Términos para Clientes o Pacientes" los términos y condiciones y el aviso de privacidad mediante los cuales los Clientes o Pacientes aceptan el tratamiento de sus datos personales en el marco de la Plataforma, disponibles en https://encuadrado.com/privacidad/terminos-de-servicio-pacientes.

2. Descripción del servicio

El Transcriptor ofrece dos modalidades:

a) Transcripción de videollamadas. A solicitud del Profesional, un asistente automático se incorpora a la videollamada de una cita agendada y captura únicamente el audio de la sesión. El audio es procesado por el proveedor Recall.ai para generar la transcripción; Encuadrado no recibe ni almacena el archivo de audio en su propia infraestructura en esta modalidad.

b) Transcripción de audio subido. El Profesional puede subir grabaciones de audio desde su cuenta. El archivo se almacena en la infraestructura de Encuadrado, asociado a la cuenta del Profesional, y se procesa mediante un modelo de conversión de voz a texto de un proveedor externo.

En ambas modalidades, Encuadrado puede generar además un resumen automático del texto transcrito mediante un modelo de lenguaje. La transcripción y el resumen quedan almacenados en la cuenta del Profesional, cifrados a nivel de campo, asociados a la cita o ficha correspondiente.

Modalidad de operación. El Transcriptor no opera de forma autónoma ni desatendida: cada transcripción requiere una acción previa y expresa del Profesional respecto de una sesión determinada —la solicitud de incorporar el asistente a una videollamada agendada, o la carga de un archivo—. El Transcriptor no se activa por defecto en las citas del Profesional, no captura audio fuera de la sesión solicitada y no accede a canales externos a la Plataforma. La identidad de los proveedores que intervienen y de los modelos empleados se individualiza y mantiene actualizada en el Aviso de Privacidad del Transcriptor.

3. Condiciones de activación

3.1. El Transcriptor se activa por cuenta y requiere la aceptación previa de estos Términos.

3.2. La aceptación queda registrada con la versión, fecha y medio, conforme al deber de acreditación del consentimiento (Art. 12, Ley 19.628 modificada por la Ley 21.719).

4. Roles y tratamiento de datos personales

4.1. Respecto de los datos personales de los pacientes contenidos en el audio, la transcripción y el resumen, el Profesional es el responsable del tratamiento (Art. 2 letra j) y Encuadrado actúa como encargado por cuenta del Profesional (Art. 15 bis), conforme al encargo regulado en estos Términos y en el contrato de prestación de servicios de la Plataforma.

4.2. Encuadrado tratará dichos datos exclusivamente para prestar el servicio de transcripción y resumen descrito en la cláusula 2, y no los utilizará para un fin distinto del convenido. Cada solicitud de transcripción que el Profesional formule constituye una instrucción documentada del responsable del tratamiento para los efectos del encargo.

4.3. El detalle de los datos tratados, los subencargados, las transferencias internacionales, las medidas de seguridad y los plazos de conservación se describe en el Aviso de Privacidad del Transcriptor, que forma parte integrante de estos Términos en cuanto instrumento informativo, sin que su contenido pueda restringir ni sustituir las obligaciones que Encuadrado asume en este instrumento.

4.4. Transferencias internacionales. La operación del Transcriptor supone transferencia internacional de datos personales, por encontrarse los proveedores individualizados en el Aviso de Privacidad del Transcriptor domiciliados fuera de Chile. Dichas transferencias se efectuarán conforme al mecanismo habilitante previsto en la normativa aplicable (Arts. 27 y 28), ya sea mediante la transferencia a países que aseguren un nivel adecuado de protección o mediante la adopción de cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos de garantía válidos que otorguen derechos exigibles a los titulares. El detalle de los países de destino y de los mecanismos empleados se informa en el Aviso de Privacidad del Transcriptor.

4.5. Subencargados. El Profesional autoriza específicamente a Encuadrado para encomendar el procesamiento del audio, la transcripción y el resumen a los proveedores individualizados en el Aviso de Privacidad del Transcriptor, quienes actúan como subencargados y cuya intervención se limita a las funciones allí descritas.

Encuadrado se obliga a contratar únicamente proveedores cuyos instrumentos de tratamiento de datos personales, otorgados por escrito o mediante contratos de adhesión de alcance general, resulten compatibles con las exigencias que la legislación chilena impone al tratamiento de datos a través de terceros, comprendiendo a lo menos el tratamiento conforme a instrucciones, la prohibición de uso para fines propios o para el entrenamiento de modelos, la confidencialidad, medidas de seguridad acordes al estado de la técnica, la comunicación de vulneraciones de seguridad, la supresión o devolución de los datos al término del servicio, y garantías adecuadas para la transferencia internacional de datos.

Encuadrado verificará dicha compatibilidad con anterioridad a la contratación y la revisará de manera permanente durante toda la vigencia de la relación con el proveedor, a lo menos una vez al año y, en todo caso, cada vez que el proveedor modifique sustancialmente sus términos de servicio, sus políticas de tratamiento de datos o sus condiciones de retención, dejando constancia interna del resultado de cada verificación. Si de una verificación resulta que un proveedor ha dejado de satisfacer estas condiciones, Encuadrado lo sustituirá o suspenderá o discontinuará el Transcriptor antes de operarlo bajo un estándar inferior.

4.6. La incorporación o sustitución de un proveedor se informará al Profesional con una anticipación mínima de treinta (30) días corridos, mediante comunicación al correo electrónico registrado en su cuenta y aviso en la Plataforma, y requerirá su autorización, la que se recabará a través del catálogo de consentimientos de la cuenta conforme a la cláusula 9. Mientras no se otorgue, el Transcriptor operará con los proveedores previamente autorizados o quedará inhabilitado, sin que ello afecte la vigencia de la suscripción del Profesional ni dé lugar a cobro, penalidad o indemnización.

4.7. Medidas de seguridad y certificaciones. Encuadrado implementará y mantendrá medidas técnicas y organizativas apropiadas al estado de la técnica, a los costos de aplicación y a la naturaleza sensible de los datos tratados, destinadas a garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, comprendiendo a lo menos el cifrado de la información en tránsito y en reposo, el control de accesos basado en roles, el registro y la auditoría de los accesos, la gestión de vulnerabilidades y los procedimientos de continuidad y de respuesta a incidentes. Encuadrado revisará periódicamente la eficacia de estas medidas y adoptará y mantendrá vigentes los estándares y certificaciones de seguridad de la información que la normativa aplicable exija o que resulten exigibles conforme al estándar de la industria para el tratamiento de datos personales sensibles. El detalle actualizado de las medidas y certificaciones vigentes se informa en el Aviso de Privacidad del Transcriptor.

4.8. Encuadrado notificará al Profesional, sin demora indebida desde que tome conocimiento, toda vulneración de las medidas de seguridad que afecte a los datos personales tratados en el marco del Transcriptor, indicando al menos la naturaleza del evento, las categorías y el volumen aproximado de datos y de titulares afectados, el posible impacto para los titulares y las medidas correctivas adoptadas o propuestas, y prestará al Profesional la asistencia razonable que requiera para cumplir sus propios deberes de reporte.

5. Obligaciones del Profesional

Al usar el Transcriptor, el Profesional declara y se obliga a:

a) Informar a cada paciente que la sesión será grabada y transcrita mediante un sistema automatizado, antes de iniciar la grabación.

b) Obtener el consentimiento expreso, previo y específico del paciente para la grabación y transcripción de la sesión, en los términos del Art. 16 de la ley (datos personales sensibles), y conservar evidencia de dicho consentimiento. Encuadrado no recaba este consentimiento por el Profesional.

c) Haber puesto a disposición de sus pacientes los Términos para Clientes o Pacientes —los que describen expresamente el tratamiento de datos que supone el Transcriptor— y haber verificado su aceptación, reconociendo que dicha aceptación comprende el tratamiento de sus datos personales por Encuadrado en calidad de encargado y por los subencargados individualizados en el Aviso de Privacidad del Transcriptor, incluidas las transferencias internacionales necesarias para la operación del servicio. La aceptación de los Términos para Clientes o Pacientes no sustituye el consentimiento específico exigido en la letra b) para grabar y transcribir una sesión determinada.

d) No grabar a personas que no hayan consentido, ni usar el Transcriptor con fines distintos de la prestación de asistencia sanitaria a sus pacientes.

e) Revisar el contenido de las transcripciones y resúmenes antes de incorporarlos a la ficha clínica o basar decisiones en ellos, conforme a la cláusula 7.

f) Identificar en la ficha clínica, cuando incorpore a ella una transcripción o un resumen generado por el Transcriptor, que el registro respectivo fue elaborado con el apoyo de una herramienta automatizada, sin perjuicio de que su contenido y exactitud son de responsabilidad exclusiva del Profesional.

g) Conservar la evidencia del cumplimiento de las obligaciones anteriores y ponerla a disposición de Encuadrado o de la autoridad competente cuando le sea requerida.

6. Compromisos de Encuadrado

a) Encuadrado no utilizará el contenido de los audios, transcripciones ni resúmenes para entrenar modelos de inteligencia artificial, propios ni de terceros, y exige contractualmente a sus proveedores el mismo estándar. Este compromiso comprende tanto la no utilización con fines de entrenamiento o ajuste como las condiciones de retención pactadas con dichos proveedores, según se detalla en el Aviso de Privacidad del Transcriptor.

b) Las transcripciones y resúmenes se almacenan cifrados a nivel de campo en la infraestructura de Encuadrado, y las comunicaciones se cifran en tránsito, conforme a estándares reconocidos de la industria.

c) Encuadrado mantendrá el listado actualizado de los proveedores que intervienen en el servicio, de la función que cumple cada uno y de los modelos empleados, en el Aviso de Privacidad del Transcriptor, y comunicará los cambios conforme a su política de subencargados y a las cláusulas 4.5 y 4.6.

d) Acceso de Encuadrado al contenido. Encuadrado accede al contenido de los audios, transcripciones y resúmenes únicamente en los siguientes casos, y siempre limitado al personal expresamente autorizado, al contenido mínimo necesario y con registro de auditoría del acceso: (i) para atender una solicitud de soporte formulada por el propio Profesional; (ii) para investigar y resolver fallas, errores o incidentes de seguridad del Transcriptor; y (iii) para el control de calidad del servicio. Encuadrado no accede a este contenido con ninguna otra finalidad, y en particular no lo hace con fines comerciales, publicitarios ni de entrenamiento de modelos.

e) Comunicación a proveedores. Para las finalidades indicadas en la letra d) numerales (ii) y (iii), Encuadrado podrá comunicar contenido a los proveedores que le prestan servicios de diagnóstico y evaluación de calidad, quienes actúan como subencargados sujetos a las obligaciones de la cláusula 4.5 y, en especial, a la prohibición de uso para entrenamiento. Asimismo, el Profesional reconoce que dichos proveedores podrán acceder al contenido en los casos y con los límites previstos en sus propias políticas de seguridad y de prevención de usos indebidos. Los proveedores que intervienen en cada una de estas funciones, y las condiciones de retención aplicables, se individualizan en el Aviso de Privacidad del Transcriptor.

f) Encuadrado asistirá al Profesional en la atención de las solicitudes de los titulares para el ejercicio de sus derechos, y entregará, a su solicitud razonable, la información necesaria para acreditar el cumplimiento del encargo de tratamiento.

7. Naturaleza del servicio y límites

7.1. La transcripción y el resumen se generan por sistemas automatizados de naturaleza probabilística y pueden contener errores, omisiones o imprecisiones, aun cuando se presenten de forma asertiva o verosímil. El Transcriptor es una herramienta de apoyo administrativo a la documentación clínica: no es un dispositivo ni software médico, no emite diagnósticos ni recomendaciones clínicas, no constituye un sistema de soporte a la decisión clínica y no sustituye el juicio profesional.

7.2. El Profesional es el único responsable del contenido que incorpore a la ficha clínica y de las decisiones clínicas que adopte.

7.3. El Transcriptor no adopta decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre el Profesional o sus pacientes (Art. 8 bis), ni efectúa valoraciones o perfilamientos destinados a fundar tales decisiones.

7.4. El Transcriptor es una funcionalidad accesoria, complementaria y de activación voluntaria de la Plataforma, que no constituye un elemento esencial de la suscripción del Profesional. Se provee "tal cual" y "según disponibilidad", sin acuerdo de nivel de servicio propio ni garantía de continuidad o de ausencia de errores. Su indisponibilidad, suspensión, modificación o discontinuación no constituye incumplimiento de los Términos de Uso de la Plataforma ni da derecho a rebaja de precio, reembolso ni indemnización.

7.5. Encuadrado podrá suspender, restringir o inhabilitar el Transcriptor, total o parcialmente, de manera inmediata y sin derecho a indemnización, en caso de incumplimiento por parte del Profesional de estos Términos o de la ley, en especial cuando exista un riesgo actual o inminente para la seguridad de la Plataforma o de los datos personales tratados, requerimiento de autoridad competente, o término o modificación sustancial de la relación con un proveedor que impida su operación. Asimismo, podrá discontinuarlo comunicándolo con una anticipación de a lo menos treinta (30) días corridos, plazo durante el cual el Profesional podrá exportar sus transcripciones y resúmenes.

8. Vigencia, revocación y efectos

8.1. Estos Términos rigen desde su aceptación y mientras el Profesional mantenga activa la herramienta.

8.2. El Profesional puede revocar su aceptación en cualquier momento y sin expresión de causa desde la sección "Mis consentimientos" de su cuenta, por un medio equivalente al usado para otorgarla (Art. 12). La revocación no tiene efectos retroactivos.

8.3. La revocación inhabilita la generación de nuevas transcripciones. Las transcripciones y resúmenes ya generados permanecen almacenados como parte de la documentación clínica del Profesional, sujetos al plazo de conservación de la ficha clínica (Decreto 41/2012 — 15 años desde la última atención), salvo que el Profesional, en su calidad de responsable del tratamiento, instruya por escrito su supresión anticipada.

9. Modificaciones

Encuadrado puede actualizar estos Términos publicando una nueva versión. Cuando la actualización afecte el alcance del tratamiento o las condiciones esenciales del servicio, se solicitará al Profesional la re-aceptación de la nueva versión antes de continuar usando la herramienta. Cada versión queda registrada con su fecha en el catálogo de consentimientos. Para estos efectos se entenderá que afectan el alcance del tratamiento, entre otras, las modificaciones que incidan en la identidad o el rol de los subencargados, en las transferencias internacionales de datos o en el compromiso de no utilización del contenido para el entrenamiento de modelos.

10. Responsabilidad

10.1. Encuadrado responde por el cumplimiento de sus obligaciones como encargado del tratamiento (Arts. 14 bis, 14 quinquies y 15 bis).

10.2. El incumplimiento por parte del Profesional de las obligaciones de la cláusula 5 —en particular la falta de información y consentimiento del paciente— es de su exclusiva responsabilidad en su calidad de responsable del tratamiento.

10.3. Encuadrado no garantiza que la transcripción o el resumen sean precisos, confiables, completos o correctos, ni asume responsabilidad por el uso que el Profesional haga de ellos.

10.4. Encuadrado no responderá por las fallas del Transcriptor que deriven de caso fortuito o fuerza mayor, ni de hechos que escapen a su control razonable, incluidas la indisponibilidad, degradación o cesación de los servicios de los proveedores de transcripción, de modelos de lenguaje, de infraestructura o de conectividad.

11. Legislación aplicable

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Chile, en particular por la Ley 19.628 sobre protección de la vida privada, modificada por la Ley 21.719, y por la normativa sanitaria aplicable (Ley 20.584 y Decreto 41/2012).

Mientras no se encuentre íntegramente vigente la Ley 21.719, las referencias de estos Términos a los artículos de la Ley 19.628 según su texto modificado se entenderán hechas a las disposiciones equivalentes de dicha ley en su texto vigente, sin que ello altere ni disminuya los compromisos asumidos por Encuadrado en este instrumento, los que se entienden asumidos convencionalmente y con independencia de la entrada en vigencia de esa ley.