Escribe recordatorios de pago para clientes: ejemplos de mensajes

Con Encuadrado puedes mejorar la forma de comunicarte con tus clientes a través de nuestros recordatorios de pago automáticos: cada vez que agenden contigo llegará un link de cobro, e incluso después de tu consulta puede volver a enviarlo con un sólo click. Revisa aquí cómo funcionan.

Un recordatorio de pago es una notificación o aviso que se envía a los clientes con el fin de informarles sobre el cobro de deudas vencidas o por vencer.  

Si los recordatorios no resultan, esos pagos pendientes tendrán un impacto negativo en la liquidez de nuestra empresa.

Esto significa un desafío, ya que todo negocio necesita optimizar tanto los recordatorios de pago atrasado como también mejorar el comportamiento de pago general de sus clientes.

Para conseguir este objetivo, resulta imprescindible que mejores tus sus procesos de comunicación digital.

Una de las estrategias más utilizadas dentro de la gestión de cobranzas.

Aunque estos mensajes de cobranza están pensados para mensajes de texto, también se pueden usar en distintos canales de comunicación: correo electrónico, mensajes de audio por WhatsApp y llamadas. En todos los casos es muy importante que conserves las evidencias de los mensajes enviados.

A la hora de escribir un mensaje de cobro, la idea no es cobrar de forma directa al cliente, sino recordarle que su fecha de pago caducó o está a punto de caducar y necesita ser pagado.

El mensaje, aunque sea delicado, debe ser directo y corto.

A partir del momento en que estés seguro de que el cliente no efectuó el pago, y ya se pasó de la fecha límite, debes cobrarle.

Cuando se usa correctamente, permite que recibas tu pago sin perjudicar la experiencia del cliente final. Un consejo útil es establecer una secuencia de pasos predeterminados que se adecuén a tu necesidad de enviar recordatorios.

En este primer recordatorio se acostumbra usar un aviso que suene cordial y amistoso. El recordatorio debe referirse a que el período para realizar el compromiso de la boleta ya se ha iniciado.

En este mensaje no se incluyen reclamos, ya que está claro que el cliente aún está dentro del periodo establecido para cumplir con su deuda.

Ejemplo de este tipo de mensaje:

“Luisa, ¿cómo estás? Te informamos que tu compromiso con fecha de vencimiento (la fecha que se coloca aquí debe oscilar entre los 2-7 días posteriores al envío del mensaje) ya está disponible para que puedas efectuar tu pago. Una vez más agradecemos tu confianza en mis servicios”.

Lo recomendable es enviar este recordatorio una vez que han pasado dos o tres días del vencimiento de la factura. Una manera de evitar confusiones en estos casos y no afectar la opinión del cliente, es agregando una frase al final del mensaje, en tono amistoso, donde se pide no tomarlo en cuenta si ya pagó.

Ejemplo:

“Hola, te informo que aún no recibimos el pago por el compromiso con vencimiento (fecha). Te pedimos compruebes si el pago ha sido efectuado. Si ya has efectuado el pago, haz caso omiso de este mensaje. Gracias por preferirnos”.

Este segundo recordatorio ya demanda un poco más de firmeza de tu parte.

A estas alturas ya no tienes dudas de que el pago de facturas vencidas no se ha efectuado. Este segundo recordatorio se afianzará en dos circunstancias: 1.- No se ha efectuado el pago y 2.- No se tuvo ninguna noticia del cliente

Ejemplo:

“Hola, acabo de confirmar que el pago de la factura venció el (fecha). Necesitamos que realices el pago a la mayor brevedad posible. Si tienes alguna duda al respecto, por favor comunícate conmigo”. También se puede anexar el número de factura.

El tercer recordatorio de pago es la última comunicación escrita formal que se enviará antes de proceder con una presión legal.

Aquí es importante que seas específico y sobre todo directo cuando tengas que incluir las acciones que vas a tomar en caso de que no recibas el pago. Algunas de estas acciones pueden ser colocar al cliente en retención de crédito, involucrar a una agencia de cobranzas y hasta contratar a un abogado.

No debes olvidar que hay dos objetivos: el primero es recibir el pago de la deuda y el segundo mantener a tus clientes. Aunque te sientas frustrado, mantén una actitud profesional.

Los recordatorios por correo y teléfono son un canal con mucha aceptación, también se ha comprobado que mejora las relaciones con los usuarios. Esto se debe a que los clientes prefieren los canales de mensajería instantánea.

Sin embargo, en la actualidad no resulta conveniente aferrarse a un solo canal cuando se necesita realizar determinadas interacciones con el cliente. Lo más apropiado es adoptar una estrategia omnicanal, ya que ésta ofrece una experiencia del usuario más consistente e integrada, indiferentemente del canal de comunicación.

Algunos canales como las llamadas, IVR, correo electrónico o el WhatsApp suelen ser muy útiles en la gestión de cobranzas. Por esta razón, estos y otros canales deben incluirse en las acciones de la estrategia de gestión. El objetivo que se persigue es convertir la deuda en activos líquidos, siempre buscando, en lo posible, mantener al cliente satisfecho.

Una de las herramientas más poderosas que utilizan los especialistas en marketing es el correo electrónico de recordatorio. Su función es simple, pero muy efectiva: recordarle al destinatario algo importante que se avecina, algo que se esperaba de él, pero no sucedió.  

El envío de mensajes por este medio se utiliza muy a menudo para el cobro de deudas. Estos recordatorios generalmente incluyen: monto adeudado y métodos de pago. Es muy común que las empresas y organizaciones utilicen el correo electrónico de recordatorio para notificar a sus clientes acerca del pago vencido de su tarjeta de crédito o servicios.  

Es importante tener claro que dos áreas vitales en cualquier proyección de flujo de efectivo en una empresa serán las cuentas por pagar y por cobrar.

Un banco siempre considera las cuentas por pagar, ya que éstas representan obligaciones de deuda a corto plazo, como dinero adeudado a proveedores.

El banco también deberá considerar las cuentas por cobrar, ya que sirven como flujo de caja entrante a futuro para bienes y servicios que una empresa vende hoy. Los bancos suelen utilizar los montos anticipados correspondientes a cuentas por cobrar adeudadas para determinar cuánto efectivo se podrá generar en el futuro.

Finalmente recuerda que siempre cuando realizas el envío, es importante utilizar, en primera instancia, un tono amistoso, ya que al final, el objetivo que persigues es que se realice el pago de una deuda que representa un flujo de efectivo para tu empresa o negocio.