Las cuentas por pagar es un proceso que no se debe descuidar en ninguna empresa, más si opera con crédito obtenido a través de una entidad financiera, ya que cada vez que una empresa compra a un proveedor a crédito, automáticamente se realiza una entrada contable para las cuentas por pagar, que de no llevarse un seguimiento a las cuentas, puede generar morosidad. Es tan importante y delicado este punto, que la mayoría de las grandes empresas destinan departamentos enteros que se dedican de forma exclusiva a la gestión de las cuentas por pagar. Estos departamentos suelen encargarse de resolver los pagos que la empresa debe a los acreedores por concepto de alquileres, compra de bienes, materia prima, y todos los servicios necesarios para mantener estable la empresa.
Las cuentas por pagar es un proceso que no se debe descuidar en ninguna empresa, más si opera con crédito obtenido a través de una entidad financiera, ya que cada vez que una empresa compra a un proveedor a crédito, automáticamente se realiza una entrada contable para las cuentas por pagar, que de no llevarse un seguimiento a las cuentas, puede generar morosidad.
Es tan importante y delicado este punto, que la mayoría de las grandes empresas destinan departamentos enteros que se dedican de forma exclusiva a la gestión de las cuentas por pagar. Estos departamentos suelen encargarse de resolver los pagos que la empresa debe a los acreedores por concepto de alquileres, compra de bienes, materia prima, y todos los servicios necesarios para mantener estable la empresa.
En contabilidad, las cuentas por pagar se resumen en débitos o deudas que posee una empresa a sus acreedores y proveedores, estas deudas son el resultado de la adquisición de bienes y servicios.
En otras palabras, las cuentas por pagar son una obligación (deuda) que posee una empresa relacionada con su actividad económica. Generalmente, estos tipos de obligaciones corresponden a créditos que se originan por la compra de materiales e insumos, que no están vinculados a entidades bancarias, pero que igualmente tienen unos términos de pago establecidos.
Estas cuentas por pagar se originan cuando estos materiales, insumos y otros bienes se adquieren a crédito, es decir, no son cancelados inmediatamente. De esta manera, las deudas se registran en los libros contables, a fin de hacer un seguimiento de las cuentas y son canceladas a los acreedores en el tiempo acordado.
Las cuentas por pagar se clasifican según el tiempo de vencimiento que se haya acordado con el acreedor, como veremos a continuación, existen diferentes tipos de cuentas por pagar:
Es muy importante tener organizadas las cuentas por pagar, especificando fecha determinada, número de factura, saldo acreedor. Es un hábito necesario, que genera en clientes y empleados la necesidad de seguir al pie de la letra las normas contables apropiadas. Es una prioridad para cualquier empresa que las cuentas por pagar estén reflejadas en el plan contable, ya que contribuye positivamente en la empresa, de manera que:
El proceso de cuentas por pagar, es un conjunto de procedimientos que se llevan a cabo para realizar el pago a un proveedor. Estas pautas son esenciales si se quiere mantener una información coherente y precisa, sobre todo cuando se maneja un volumen de transacciones que involucra a muchos departamentos.
Cuando se trata de cuentas a corto plazo éstas figurarán en el activo circulante, por otra parte, si se trata de cuentas a largo plazo figurarán en el activo fijo.
En este caso, los estados financieros permiten tener una comprensión clara acerca de cuál es de la situación financiera de la empresa y cómo ha sido el desempeño financiero en un periodo o fecha determinada.
Llevar un control del flujo de efectivo (flujo de caja) y un buen manejo de las finanzas, permite dar una idea clara y eficaz sobre tus gastos, ingresos y utilidades.
En los términos de crédito se incluyen la cantidad de días que transcurrirán hasta el vencimiento de un pago. En este sentido, cuando una empresa decide comprar los productos o servicios de otra empresa, debe establecer una relación de compra, con derechos de cobro. Aquí se decidirá cómo pagará a ese proveedor.
Mientras el comprador se adhiera a los términos de crédito del vendedor, éste le permitirá seguir realizando compras a crédito. En caso contrario, si una empresa no cumple con los términos de crédito o acumula muchas infracciones de pago tardío, los privilegios de cargos pueden ser revocados.
En definitiva, la mejor forma de gestionar las cuentas por pagar es olvidarse de una vez el aspecto manual y al momento de pagar pueden comenzar a utilizar la automatización de las cuentas por pagar.
En la actualidad, existen herramientas que posibilitan la instalación de software rápido, sencillo y accesible y, por lo tanto, son capaces de mejorar el proceso de cuentas por pagar, lo que permite tener un mayor control.
Actualmente las tecnologías avanzadas de cuentas por cobrar, cumplen un objetivo fundamental al mejorar el rendimiento del capital de trabajo. Es así como las nuevas tecnologías permiten a las compañías integrar más efectiva y rápidamente sus órdenes de compra y transmisiones de pago tanto en formato impreso como electrónico.
La recomendación para todas las empresas, especialmente para aquellas que recién comienzan, es que mantengan una buena reputación a través de unas finanzas sanas, ya que es la única manera que podrán operar adecuadamente. Y en definitiva, para lograr mantener las finanzas de la empresa en buen estado, entran en juego diversos factores, uno de ellos, el más importante, es la correcta gestión de las cuentas por pagar.
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Co-founder & CEO
Como co-fundador y CEO de Encuadrado, me apasiona estar armando el ecosistema que va a ayudar a todo profesional a independizarse crecer y triunfar. En vidas pasadas trabajé en los equipos de Producto de startups como Brex en San Francisco, California.
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