Política de Privacidad de Encuadrado
Versión v1 — Entrará en vigencia el 1 de diciembre de 2026
Esta política describe cómo Encuadrado SpA trata datos personales, conforme al Art. 14 ter de la Ley 19.628 (modificada por la Ley 21.719). Esta política entrará en vigencia el 1 de diciembre de 2026, junto con la Ley 21.719; hasta esa fecha rigen los derechos y deberes de la Ley 19.628 actualmente vigente, y las referencias a la Agencia de Protección de Datos Personales y a los nuevos derechos (portabilidad, bloqueo) aplican desde esa entrada en vigencia. Los documentos específicos por herramienta (Aviso de Privacidad del Transcriptor, Aviso de Privacidad del Asistente IA) complementan esta política.
1. Quiénes somos y cómo contactarnos
Encuadrado SpA, RUT 76.927.155-4, domiciliada en Avenida Presidente Riesco 5335, Las Condes, Santiago de Chile ("Encuadrado").
Canal de contacto para materias de privacidad y ejercicio de derechos: legal@encuadrado.com. También puedes escribirnos por correo postal a la dirección indicada.
2. A quiénes aplica esta política y en qué calidad tratamos los datos
Encuadrado es una plataforma de gestión para profesionales de la salud. Tratamos datos en dos calidades distintas:
- Como responsable del tratamiento, respecto de los datos de los profesionales y sus equipos que contratan la plataforma: datos de cuenta, facturación, pagos de suscripción, uso del producto y comunicaciones con Encuadrado.
- Como encargado del tratamiento (Art. 15 bis), respecto de los datos de los pacientes y clientes de esos profesionales: agendas, fichas clínicas, comunicaciones y pagos que el profesional gestiona a través de la plataforma. En estos casos, el responsable es el profesional tratante, y Encuadrado procesa según sus instrucciones. Los pacientes deben dirigir el ejercicio de sus derechos a su profesional; Encuadrado colabora con el profesional para hacerlos efectivos.
3. Qué datos tratamos como responsable, para qué y con qué base de licitud
| Categoría de datos | Titulares | Finalidad | Base de licitud |
|---|---|---|---|
| Identificación y contacto de la cuenta (nombre, RUT, email, teléfono, dirección) | Profesionales | Crear y administrar la cuenta, autenticación, soporte | Ejecución del contrato (Art. 13 c) |
| Datos bancarios y de facturación | Profesionales | Cobros de suscripción, pagos de honorarios, obligaciones tributarias | Obligación legal — SII (Art. 13 b) y contrato (Art. 13 c) |
| Datos de uso del producto (eventos de navegación, dispositivo, registros técnicos) | Profesionales | Operar, asegurar y mejorar la plataforma | Interés legítimo (Art. 13 d), con derecho de oposición (Art. 8) |
| Comunicaciones comerciales (newsletters, novedades) | Profesionales | Enviar información sobre productos y novedades de Encuadrado | Consentimiento (Art. 12), revocable en cualquier momento |
| Registros de aceptación y revocación de términos y consentimientos | Profesionales | Acreditar qué versión aceptaste y cuándo (Art. 12) | Obligación de acreditación y medidas técnicas (Art. 14 quinquies) |
Los datos los recolectamos directamente de ti al crear tu cuenta y usar la plataforma. No recolectamos datos de fuentes de acceso público.
4. Datos que tratamos como encargado (pacientes y clientes de profesionales)
Los profesionales gestionan en la plataforma datos de sus pacientes, incluyendo datos personales sensibles de salud (fichas clínicas, diagnósticos, recetas, transcripciones de sesiones). Estos datos:
- Se tratan exclusivamente según las instrucciones del profesional y para la prestación de asistencia sanitaria (Art. 16 bis letra e).
- No se usan para fines propios de Encuadrado ni se comparten con terceros distintos de los proveedores tecnológicos necesarios para operar el servicio (ver sección 6).
- Su origen es el profesional que los registra o el propio paciente cuando agenda, paga o completa formularios.
Los datos de niños, niñas y adolescentes solo se tratan en el marco de la atención sanitaria que brinda el profesional, quien es responsable de recabar el consentimiento de los padres o representantes legales cuando la ley lo exige (Art. 16 quáter).
5. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo (Art. 14 quinquies), entre ellas: cifrado en tránsito (TLS) y en reposo (AES-256) de las bases de datos; cifrado adicional a nivel de campo para los datos clínicos más sensibles (notas, transcripciones, registros de visita, historiales del Asistente IA); control de acceso por roles y permisos verificado en el servidor; acceso interno restringido con procedimientos de auditoría; y respaldo y recuperación probados.
6. Con quiénes compartimos datos
Compartimos datos únicamente con proveedores tecnológicos que actúan como subencargados para operar el servicio (infraestructura, pagos, comunicaciones, facturación electrónica, herramientas de IA), bajo contratos de tratamiento de datos. También podemos comunicar datos cuando una ley lo exige (por ejemplo, al SII o Fonasa) o a requerimiento de autoridad competente. Puedes consultar el listado actualizado de subprocesadores.
7. Transferencias internacionales
Parte de nuestra infraestructura y proveedores están fuera de Chile, principalmente en Estados Unidos (infraestructura, pagos internacionales, herramientas de IA, comunicaciones), y puntualmente en la Unión Europea y otros países de Latinoamérica. Estas transferencias se realizan al amparo de los Arts. 27 y 28 de la ley, con contratos que incorporan garantías adecuadas (cláusulas contractuales de protección de datos). Los proveedores establecidos en Chile (por ejemplo Transbank, Sovos, SignAPIs) no implican transferencia internacional.
8. Cuánto tiempo conservamos los datos
| Datos | Plazo |
|---|---|
| Cuenta del profesional | Vigencia de la cuenta + 6 años; luego se elimina o anonimiza |
| Facturación y registros tributarios | 6 años (prescripción tributaria) |
| Fichas clínicas y documentación asociada (como encargado) | 15 años desde la última atención (Decreto 41/2012) |
| Registros técnicos y de uso | 12 meses |
| Archivo de correos enviados por la plataforma | 24 meses |
| Registros de aceptación de términos y consentimientos | Mientras la cuenta esté activa, más los plazos de prescripción legales |
| Métricas agregadas y anonimizadas | Indefinida (no permiten identificar a titulares) |
Cuando el plazo vence, los datos personales se eliminan o anonimizan. Las métricas agregadas y anonimizadas dejan de ser datos personales y pueden conservarse indefinidamente.
9. Tus derechos
Como titular puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo (Arts. 4 y siguientes), en forma gratuita, escribiendo a legal@encuadrado.com. Respondemos dentro de los plazos legales.
- Si el tratamiento se basa en tu consentimiento (por ejemplo comunicaciones comerciales o herramientas de IA), puedes retirarlo en cualquier momento desde "Mis consentimientos" o escribiéndonos, sin efecto retroactivo y sin afectar la licitud del tratamiento previo (Art. 14 ter k).
- Si eres paciente o cliente de un profesional, dirige tu solicitud al profesional tratante (responsable); colaboraremos con él para hacerla efectiva.
- Si tu solicitud es rechazada o no respondida, puedes reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales (Art. 14 ter g).
10. Decisiones automatizadas
Encuadrado no adopta decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos sobre los titulares (Art. 8 bis). Las herramientas de inteligencia artificial de la plataforma (Transcriptor, Asistente IA) generan contenido de apoyo que el profesional revisa y valida; su tratamiento específico se describe en sus avisos de privacidad.
11. Cambios a esta política
Cada modificación se publica como una nueva versión con su fecha (Art. 14 ter letra a), manteniendo el historial disponible. Ante cambios sustantivos, notificaremos por correo a los profesionales y, cuando el cambio afecte un tratamiento basado en consentimiento, solicitaremos nueva aceptación.