Aviso de Privacidad de Documentos y Firma Electrónica Avanzada
Versión v1 — Fecha de publicación: pendiente de confirmación
Este aviso complementa la Política de Privacidad general de Encuadrado y describe, de forma específica, el tratamiento de datos personales asociado a la obtención del certificado digital de firma y a la aplicación de Firmas Electrónicas Avanzadas a los documentos del profesional. A diferencia de otros avisos de este centro de privacidad, aquí los datos tratados son los del propio profesional —no los de sus pacientes— y Encuadrado actúa como responsable. En caso de discrepancia sobre materias generales, prima la Política de Privacidad.
1. Quién trata los datos y en qué calidad
Encuadrado SpA, RUT 76.927.155-4, domiciliada en Avenida Presidente Riesco 5335, Las Condes, Santiago de Chile, opera la plataforma Encuadrado.
- Respecto de los datos del profesional que se tratan para contratar, cobrar y habilitar el certificado y las firmas (identificación, datos tributarios, medio de pago, metadatos del certificado y registro de aceptación de los Términos), Encuadrado es el responsable del tratamiento. El profesional ejerce sus derechos directamente ante Encuadrado.
- Cuando el profesional pertenece a un centro y el cobro se carga al responsable de facturación de ese centro, Encuadrado trata también los datos de pago de esa persona, igualmente en calidad de responsable.
- Este aviso no cubre los datos de los pacientes contenidos en los documentos que el profesional firma. Respecto de esos datos el profesional es el responsable y Encuadrado actúa como encargado (Art. 15 bis); su tratamiento se rige por la Política de Privacidad y por los Términos y Condiciones generales.
Canal de contacto para materias de privacidad: legal@encuadrado.com.
2. Qué datos se tratan
| Categoría | Datos |
|---|---|
| Identificación del profesional | Nombre, RUT, correo electrónico y teléfono de la cuenta |
| Datos de la solicitud del certificado | RUT, número de serie del documento de identidad y comuna, exigidos por el prestador de certificación para validar la identidad |
| Metadatos del certificado | Número de serie del certificado, fechas de emisión y de expiración, y estado de vigencia |
| Datos de pago | Referencia a la tarjeta inscrita (token del procesador de pagos), monto, moneda, fecha y estado de cada cobro |
| Datos tributarios | Los necesarios para emitir el documento tributario que respalda cada cobro |
| Registro de aceptación | Versión aceptada de los Términos, fecha y hora, dirección IP y agente de usuario del navegador |
No se tratan datos de salud (Art. 16 bis) en este flujo: ni el cobro del certificado ni el de las firmas requieren o utilizan información clínica. Encuadrado no almacena el número completo de la tarjeta: ésta queda tokenizada en el procesador de pagos.
3. Para qué se tratan (finalidades) y con qué base de licitud
| Finalidad | Base de licitud |
|---|---|
| Cobrar el arancel del certificado y de las firmas utilizadas | Ejecución del contrato que constituyen los Términos (Art. 13 letra c) |
| Gestionar la emisión del certificado ante el prestador de certificación | Ejecución del contrato (Art. 13 letra c) |
| Emitir el documento tributario que respalda cada cobro y conservarlo | Cumplimiento de una obligación legal (Art. 13 letra b) |
| Conservar el registro de qué versión de los Términos aceptó el profesional y cuándo | Deber de adoptar medidas técnicas y de demostrar cumplimiento (Art. 14 quinquies y Art. 5) |
| Enviar al titular del medio de pago el comprobante de cada cobro | Ejecución del contrato (Art. 13 letra c) |
Estos datos no se utilizan para publicidad ni se ceden a terceros con fines comerciales.
4. Cómo fluyen los datos
- El profesional solicita el certificado desde la Plataforma y acepta estos Términos; la aceptación queda registrada en la base de datos de Encuadrado.
- Encuadrado envía al procesador de pagos la referencia de la tarjeta inscrita y el monto, y recibe de vuelta el resultado de la autorización. El número de tarjeta no transita por los servidores de Encuadrado.
- Con el cobro aprobado, Encuadrado envía al prestador de certificación el RUT, el número de serie del documento de identidad y la comuna del profesional, para que ese tercero valide su identidad y emita el certificado a su nombre.
- Encuadrado registra los metadatos del certificado devuelto y envía por correo electrónico el comprobante de pago al titular del medio de pago.
- Cada firma aplicada posteriormente a un documento se registra para efectos de la facturación mensual descrita en los Términos.
Los datos se almacenan en la infraestructura de Encuadrado alojada en Amazon Web Services, en la región de Estados Unidos.
5. Quiénes intervienen (subencargados) y transferencias internacionales
| Proveedor | Función | País |
|---|---|---|
| Transbank | Procesamiento del cobro sobre la tarjeta inscrita | Chile |
| SignAPIs | Emisión del certificado digital y Firma Electrónica Avanzada de los documentos | Chile |
| Amazon Web Services (AWS) | Infraestructura, base de datos y envío del comprobante de pago por correo | EE.UU. |
El almacenamiento en AWS implica transferencia internacional de datos a Estados Unidos (Arts. 27 y 28). Encuadrado suscribe con el proveedor un acuerdo de tratamiento de datos con garantías adecuadas. Los tratamientos de Transbank y SignAPIs ocurren en Chile y se rigen por los acuerdos de encargo correspondientes (Art. 15 bis).
El listado completo y actualizado de subencargados de la Plataforma está disponible en el centro de privacidad.
6. Cuánto tiempo se conservan
| Dato | Plazo |
|---|---|
| Registros de cobro y documentos tributarios asociados | 6 años desde la transacción, conforme a los plazos de prescripción tributaria |
| Metadatos del certificado y credenciales asociadas | Mientras el contrato esté vigente, más 30 días; las credenciales se eliminan al término |
| Referencia a la tarjeta inscrita | Mientras el profesional la mantenga inscrita; su eliminación la deja sin efecto para cobros futuros |
| Registro de firmas utilizadas para efectos de facturación | Hasta su cobro, y luego junto con el registro de cobro correspondiente (6 años) |
| Registro de aceptación de los Términos | Mientras la cuenta esté activa, más los plazos de prescripción legales |
7. Cómo se protegen
- Los datos se almacenan cifrados en reposo (AES-256) y todas las comunicaciones con los proveedores usan cifrado en tránsito (TLS).
- El número completo de la tarjeta no se almacena en Encuadrado: el procesador de pagos entrega únicamente una referencia tokenizada.
- Las credenciales asociadas al certificado se almacenan con cifrado adicional a nivel de campo, separado del cifrado en reposo de la base de datos.
- La solicitud de cobro está sujeta a verificación de permisos en el servidor: en un centro, solo los miembros con el permiso correspondiente pueden originarla.
- El personal de Encuadrado accede a estos datos únicamente mediante procedimientos internos restringidos de soporte y facturación, limitados al equipo autorizado y con registro de acceso.
8. Derechos de los titulares
- El profesional puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo (Arts. 4 y siguientes) ante Encuadrado, responsable del tratamiento, a través de legal@encuadrado.com.
- Puede gestionar su aceptación de los Términos desde "Mis consentimientos" en la Plataforma.
- El derecho de supresión tiene como límite los datos que Encuadrado debe conservar por obligación legal: los registros de cobro y los documentos tributarios se conservan por el plazo indicado en la sección 6, aunque se solicite su eliminación.
- Dejar de usar el servicio no extingue la obligación de pagar las firmas ya utilizadas, conforme a los Términos.
- Si una solicitud es rechazada o no respondida, el titular puede reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.
9. Decisiones automatizadas
La aprobación o el rechazo de cada cobro es resuelto de forma automatizada por el procesador de pagos según la situación de la tarjeta inscrita, y la validación de identidad para emitir el certificado la resuelve el prestador de certificación. Encuadrado no elabora perfiles del profesional ni adopta, sobre la base de estos datos, decisiones automatizadas con efectos jurídicos distintos del resultado del cobro o de la emisión (Art. 8 bis). El profesional puede solicitar intervención humana y explicación escribiendo a legal@encuadrado.com.
10. Cambios a este aviso
Este aviso es un documento informativo y no requiere aceptación. Encuadrado podrá actualizarlo cuando cambien los tratamientos que describe; cada versión se publica en esta página con su fecha. Los cambios en las condiciones económicas se rigen, en cambio, por la sección de vigencia y reaceptación de los Términos y Condiciones de Documentos y Firma Electrónica Avanzada.