Aviso de Privacidad del Asistente IA de WhatsApp
Versión v1 — Fecha de publicación: 31 de agosto de 2026
Este aviso complementa la Política de Privacidad general de Encuadrado y describe, de forma específica, el tratamiento de datos personales que realiza el Asistente IA de WhatsApp: la herramienta que responde de forma automatizada, en nombre del profesional, los mensajes que sus clientes o pacientes envían al número de WhatsApp asociado a su cuenta. Se lee conjuntamente con los Términos y Condiciones de Uso del Asistente IA de WhatsApp. En caso de discrepancia sobre materias generales, prima la Política de Privacidad.
1. Quién trata los datos y en qué calidad
Encuadrado SpA, RUT 76.927.155-4, domiciliada en Avenida Presidente Riesco 5335, Las Condes, Santiago de Chile, opera la plataforma Encuadrado.
Respecto de los datos personales de los clientes o pacientes que el Asistente recibe o trata (número de teléfono, contenido de los mensajes, datos de agenda y de las gestiones realizadas), el profesional es el responsable del tratamiento (Art. 2 letra j, Ley 19.628 modificada por la Ley 21.719) y Encuadrado actúa como encargado por su cuenta (Art. 15 bis). Los clientes o pacientes pueden ejercer sus derechos directamente ante su profesional; Encuadrado colaborará con el profesional para hacerlos efectivos.
Respecto de los datos del profesional (identificación de la cuenta, configuración del Asistente, registro de aceptación y revocación de los Términos, metadatos de uso), Encuadrado es el responsable del tratamiento.
Canal de contacto para materias de privacidad: legal@encuadrado.com.
2. Qué datos se tratan
| Dato | Origen | Naturaleza |
|---|---|---|
| Número de teléfono del cliente o paciente (es el identificador con el que el Asistente lo reconoce) | Canal de WhatsApp | Dato personal identificador |
| Contenido de los mensajes que el cliente o paciente escribe (texto libre — puede incluir, por decisión espontánea del titular, datos de salud u otros datos sensibles) | Cliente o paciente | Puede contener datos sensibles |
| Respuestas generadas por el Asistente | Generadas por el Asistente | Dato personal — puede reflejar la agenda del titular |
| Datos de agenda del cliente o paciente que le escribe (servicio, horario, dirección de atención o enlace de videollamada), acotados al profesional titular de la cuenta | Registros de la plataforma | Dato personal — asociado a asistencia sanitaria |
| Gestiones realizadas a través del Asistente (citas agendadas, reprogramadas o canceladas; enlaces de pago enviados) | Generadas por el Asistente | Dato personal |
| Datos de actividad para analítica: identificador del profesional, número de teléfono del cliente o paciente, clasificación y fecha de los mensajes — sin el contenido ni el texto de los mensajes | Derivados del servicio | Dato personal identificador |
| Registro de aceptación/revocación de los Términos por el profesional | Profesional | Dato personal no sensible |
El Asistente no accede a la ficha clínica, a las notas, a los registros de visita ni a las transcripciones de sesiones del cliente o paciente.
3. Para qué se tratan (finalidades) y con qué base de licitud
| Finalidad | Base de licitud |
|---|---|
| Responder de forma automatizada, en nombre del profesional, los mensajes de sus clientes o pacientes: consultas sobre la práctica, información de agenda, apoyo al agendamiento y envío de enlaces de pago | Encargo del profesional (Art. 15 bis), en el contexto de la prestación de asistencia sanitaria (Art. 16 bis letra e) |
| Medir el uso y el desempeño del servicio mediante datos de actividad sin contenido de mensajes | Interés legítimo de Encuadrado (Art. 13 letra d) |
| Habilitar, operar y registrar la activación del Asistente en la cuenta del profesional | Ejecución del contrato (Art. 13 letra c) y registro de la aceptación (Art. 12) |
La base de licitud respecto de los datos del cliente o paciente se funda en el encargo del profesional y presupone que este ha puesto a disposición de sus clientes o pacientes los Términos para Clientes o Pacientes, que describen el tratamiento que supone el Asistente, y ha verificado su aceptación. El profesional se obliga además a informarles que interactúan con un sistema automatizado.
El contenido de las Conversaciones no se utiliza para entrenar modelos de inteligencia artificial, propios ni de terceros.
4. Cómo fluyen los datos
1. El cliente o paciente escribe al número de WhatsApp asociado a la cuenta del profesional. El mensaje se transmite por la infraestructura del proveedor del canal de mensajería (sección 5), que trata los datos conforme a sus propias condiciones.
2. El servicio del Asistente (infraestructura de Encuadrado, EE.UU.) recibe el mensaje e identifica al cliente o paciente por su número de teléfono. Cuando la respuesta lo requiere, consulta a la plataforma los datos de agenda de ese cliente o paciente, acotados al profesional titular de la cuenta; esa comunicación interna viaja cifrada y autenticada mediante secreto compartido.
3. El mensaje y el contexto necesario se envían al proveedor del modelo de lenguaje (sección 5) para generar la respuesta, que vuelve al cliente o paciente por el mismo canal de WhatsApp.
4. Los datos de actividad (identificador del profesional, teléfono del cliente o paciente, clasificación y fecha de los mensajes — sin contenido) se registran en un repositorio analítico de acceso restringido y auditado.
El Asistente solo reacciona a mensajes entrantes: no inicia conversaciones por sí mismo ni opera fuera del canal de WhatsApp asociado a la cuenta.
5. Quiénes intervienen (subencargados) y transferencias internacionales
| Proveedor | Función | País |
|---|---|---|
| Meta Platforms (WhatsApp Business) | Canal de mensajería por el que transitan las Conversaciones | EE.UU. |
| OpenAI | Modelo de lenguaje que genera las respuestas | EE.UU. |
| Amazon Web Services (AWS) | Infraestructura del servicio del Asistente, de la plataforma y del repositorio analítico | EE.UU. |
Estos tratamientos implican transferencia internacional de datos a Estados Unidos (Arts. 27 y 28). Encuadrado suscribe con cada proveedor acuerdos de tratamiento de datos con garantías adecuadas que otorgan derechos exigibles a los titulares, incluida la prohibición de usar el contenido para entrenar sus modelos.
Encuadrado verifica la compatibilidad de cada proveedor con las exigencias de la legislación chilena antes de contratarlo y de manera permanente durante toda la relación, a lo menos una vez al año y cada vez que el proveedor modifique sustancialmente sus términos, políticas de tratamiento o condiciones de retención. La incorporación o sustitución de un proveedor se comunica al profesional con treinta (30) días corridos de anticipación, por correo electrónico y aviso en la plataforma, y requiere su autorización a través del catálogo de consentimientos.
Este listado —proveedor, función y país— se mantiene actualizado en este aviso.
6. Cuánto tiempo se conservan
| Dato | Plazo |
|---|---|
| Contenido de las Conversaciones | Mientras la herramienta esté activa, por un plazo máximo de dos (2) años desde cada mensaje. Revocada la aceptación de los Términos, el historial permanece disponible para el profesional solo para consulta y exportación por noventa (90) días corridos, transcurridos los cuales se suprime |
| Datos de agenda, citas y pagos gestionados a través del Asistente | No se duplican: son los registros de agendamiento y pago de la plataforma, que siguen su propio régimen de conservación |
| Datos de actividad del repositorio analítico (sin contenido de mensajes) | Máximo doce (12) meses desde su registro |
| Registro de aceptación/revocación del profesional | Mientras la cuenta esté activa, más los plazos de prescripción legales |
7. Cómo se protegen y quién accede
Medidas técnicas. Las comunicaciones entre el Asistente y la plataforma se cifran en tránsito (TLS) y se autentican mediante secreto compartido con verificación en tiempo constante y comportamiento fail-closed. La información se almacena con cifrado en reposo. El Asistente accede únicamente a los datos de agenda del cliente o paciente que le escribe, acotados al profesional titular de la cuenta — nunca a la ficha clínica. Encuadrado mantiene control de accesos basado en roles, registro y auditoría de accesos, gestión de vulnerabilidades y procedimientos de respuesta a incidentes, y adopta los estándares y certificaciones de seguridad de la información que la normativa aplicable exija o que resulten exigibles conforme al estándar de la industria.
Identificación por número de teléfono. El Asistente identifica al cliente o paciente exclusivamente por el número desde el cual se recibe el mensaje, sin otro mecanismo de verificación de identidad. Quien tenga acceso a ese número (por reasignación de la compañía telefónica, pérdida o cesión del dispositivo) podría recibir información de agenda asociada al titular anterior. El profesional se obliga a mantener actualizados los datos de contacto de sus clientes o pacientes.
Acceso de personal de Encuadrado. Encuadrado accede al contenido de las Conversaciones únicamente en tres casos, siempre limitado al personal expresamente autorizado, al contenido mínimo necesario y con registro de auditoría: (i) para atender una solicitud de soporte del propio profesional; (ii) para investigar y resolver fallas, errores o incidentes de seguridad; y (iii) para el control de calidad del servicio. No se accede con fines comerciales, publicitarios ni de entrenamiento de modelos.
Comunicación a proveedores para diagnóstico y calidad. Para las finalidades (ii) y (iii) anteriores, Encuadrado puede comunicar contenido de Conversaciones a los proveedores que le prestan servicios de diagnóstico y evaluación de calidad, quienes actúan como subencargados sujetos a confidencialidad y a la prohibición de uso para entrenamiento. Asimismo, dichos proveedores pueden acceder al contenido en los casos y con los límites previstos en sus propias políticas de seguridad y prevención de usos indebidos.
8. Derechos de los titulares
Clientes o pacientes: los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo (Arts. 4 y siguientes) se ejercen ante el profesional, responsable del tratamiento. Encuadrado, como encargado, asistirá al profesional en su cumplimiento, incluida la supresión o el bloqueo del contenido de las Conversaciones asociado al titular.
Profesionales: pueden ejercer estos derechos ante Encuadrado a través de legal@encuadrado.com y gestionar su aceptación desde "Mis consentimientos" o desconectar el Asistente desde "Conexiones". El profesional puede revocar su aceptación en cualquier momento, sin efecto retroactivo (Art. 12): el Asistente deja de responder los mensajes entrantes y el historial existente se conserva conforme a la sección 6.
Si una solicitud es rechazada o no respondida, el titular puede reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.
9. Decisiones automatizadas
El Asistente genera respuestas de forma automatizada, pero no adopta decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre los clientes o pacientes ni sobre los profesionales, ni que los afecten significativamente de modo similar (Art. 8 bis), ni efectúa valoraciones o perfilamientos destinados a fundar tales decisiones. Las gestiones de agendamiento y de envío de enlaces de pago operan dentro de los parámetros, servicios, valores y disponibilidad previamente configurados por el profesional, no comportan valoración alguna sobre la persona del cliente o paciente, y todo cobro requiere una acción de pago voluntaria de este. El Asistente no entrega orientación clínica, no realiza triage ni clasificación de urgencia y no debe utilizarse para urgencias.
10. Cambios a este aviso
Cada modificación de este aviso se publica como una nueva versión con su fecha (Art. 14 ter letra a). Los cambios sustantivos al tratamiento se comunicarán al profesional y, cuando corresponda, requerirán nueva aceptación de los Términos del Asistente IA de WhatsApp. Se entienden sustantivos, entre otros, los cambios en la identidad o el rol de los subencargados, en las transferencias internacionales y en el compromiso de no utilización del contenido para el entrenamiento de modelos.
11. Referencias normativas
Mientras no se encuentre íntegramente vigente la Ley 21.719, las referencias de este aviso a los artículos de la Ley 19.628 según su texto modificado se entenderán hechas a las disposiciones equivalentes de dicha ley en su texto vigente, sin que ello altere ni disminuya los compromisos asumidos por Encuadrado, los que se entienden asumidos convencionalmente y con independencia de la entrada en vigencia de esa ley.